导游在接待游客前必须熟悉接待计划、行程安排和团队情况，这是基础准备工作。检查团队装备和安全设施有助于保障旅游安全，查阅游客的旅行保险信息是为应对突发情况做准备。而提前收取费用是违规行为，不属于行为规范。准备导游旗、扩音器是工具准备，属于服务保障的一部分。