提前与司机进行电话确认（B）有助于确保双方对安排的理解一致；避免使用地方方言（D）利于沟通无障碍；行程变更后及时通知司机（E）是必要的责任。A项不推荐，因为书面确认更可靠；C项虽然有助于司机准备，但不属于必须的沟通规范。