提高协调效率需要明确的计划、良好的沟通以及合理的激励措施。提前通知时间安排有助于游客有序参与，建立沟通机制确保团队成员和游客的信息同步，激励游客可增强其配合度。选项B和D可能造成沟通不畅或决策失误。