送团时的接待规范包括导游应提前到达指定地点，确保团队按时出发；携带必要的接待材料，如接待单和团队名单，以便核对游客信息；检查游客证件，确保出行顺利。播放宣传视频和与游客轻松交流虽然有助于旅游体验，但并非接待规范的核心内容。